HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH TRANG QUẢN TRỊ (ADMIN)

Little Star Gifts — littlestargifts.ca

Phiên bản tài liệu: 1.0 — Ngày cập nhật: 2025-09
Áp dụng cho hệ thống: Medusa 2.17 (backend + admin) + Next.js 16 (storefront)
Đối tượng: Quản trị viên site, nhân viên vận hành (không yêu cầu kiến thức lập trình)

MỤC LỤC

1. Giới thiệu hệ thống
2. Đăng nhập & giao diện
3. Bảng điều khiển (Dashboard)
4. Quản lý sản phẩm
5. Quản lý kho hàng
6. Quản lý đơn hàng
7. Vận chuyển & Fulfillment (Canada Post)
8. Quản lý khách hàng
9. Kiểm duyệt đánh giá sản phẩm
10. Giảm giá & khuyến mãi
11. Bảng giá (Price Lists)
12. Khu vực, thuế & cài đặt cửa hàng
13. Email & thông báo tự động
14. Tìm kiếm sản phẩm (Meilisearch)
15. Người dùng & phân quyền
16. Quy trình vận hành hằng ngày (Checklist)
17. Xử lý sự cố thường gặp
18. Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật
19. Phụ lục: Tóm tắt nhanh (Quick Reference)

1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

1.1. Site gồm những gì?

⚠️ Lưu ý quan trọng: staging.littlestargifts.ca hiện là môi trường thử nghiệm (staging). Khi site chính thức ra mắt, domain sẽ là littlestargifts.ca. Thao tác trên staging vẫn ghi dữ liệu thật vào cơ sở dữ liệu — hãy cẩn thận khi chỉnh sửa.

1.2. Công nghệ nền tảng

• Nền tảng thương mại điện tử: Medusa 2.17 (hệ thống quản lý sản phẩm, đơn hàng, kho, khách hàng, giảm giá, thuế).
• Website bán hàng: Next.js 16 (hiển thị catalog, giỏ hàng, thanh toán).
• Cơ sở dữ liệu: PostgreSQL 17 (lưu toàn bộ dữ liệu site).
• Bộ nhớ ảnh sản phẩm: Cloudflare R2 (lưu trữ ảnh, tự động tối ưu tốc độ tải).
• Tìm kiếm: Meilisearch (tìm kiếm nhanh + lọc sản phẩm trên storefront).
• Thanh toán: Moneris (thẻ tín dụng VISA/Mastercard/Amex, bảo mật chuẩn PCI) + PayPal.
• Vận chuyển: Canada Post (tính phí ship tự động, tạo nhãn vận đơn, mã tracking).
• Email: Brevo (email xác nhận đơn hàng kèm hóa đơn PDF, email khôi phục mật khẩu, email giỏ hàng bỏ quên...).

1.3. Ai dùng tài liệu này?

Tài liệu dành cho quản trị viên và nhân viên vận hành. Bạn không cần kiến thức lập trình — mọi thao tác đều thực hiện qua giao diện web tại admin.littlestargifts.ca.

2. ĐĂNG NHẬP & GIAO DIỆN

2.1. Đăng nhập lần đầu

1. Mở trình duyệt (Chrome/Edge/Firefox) và truy cập: https://admin.littlestargifts.ca
2. Nếu là lần đầu, bạn sẽ thấy màn hình Accept Invitation (nếu được mời qua email) hoặc màn hình Đăng nhập.
   • Được mời qua email: mở email "You're invited to Little Star Gifts Admin", bấm nút Accept Invitation, đặt mật khẩu mới rồi đăng nhập.
   • Đã có tài khoản: nhập email và mật khẩu, bấm Sign in.
3. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ vào Dashboard (Bảng điều khiển).

2.2. Quên mật khẩu

1. Tại màn hình đăng nhập, bấm Forgot password?
2. Nhập email đã đăng ký, hệ thống sẽ gửi email hướng dẫn đặt lại mật khẩu (qua Brevo).
3. Mở email, bấm link, đặt mật khẩu mới và đăng nhập lại.

💡 Nếu không nhận được email, kiểm tra thư mục Spam. Nếu vẫn không có, liên hệ hỗ trợ kỹ thuật (mục 18).

2.3. Tổng quan giao diện

Menu bên trái gồm các nhóm chính:

🔍 Mẹo: Dùng ô tìm kiếm trên đầu trang admin để nhảy nhanh đến sản phẩm, đơn hàng hoặc khách hàng bằng tên/email/mã đơn.

3. BẢNG ĐIỀU KHIỂN (DASHBOARD)

Trang Overview hiển thị các chỉ số quan trọng. Hệ thống Little Star Gifts có thêm các widget tùy chỉnh tự động xuất hiện ở các trang khác nhau:

3.1. Trang Overview

3.2. Revenue Sparkline (trang Orders)

3.3. Email Tracking Metrics (trang Orders)

3.4. Top Products (trang Products)

3.5. Low Stock (trang Inventory)

4. QUẢN LÝ SẢN PHẨM

4.1. Danh sách sản phẩm

Menu Products → Products hiển thị tất cả sản phẩm. Mỗi sản phẩm có trạng thái:

• Published — hiển thị công khai trên website.
• Draft — bản nháp, khách hàng không thấy được.

🔎 Tìm sản phẩm bằng ô tìm kiếm (theo tên), hoặc lọc theo danh mục, trạng thái.

4.2. Tạo sản phẩm mới

1. Vào Products → Products, bấm nút Create (góc phải).
2. Điền thông tin theo từng bước (wizard):

Bước 1 — Details (Thông tin cơ bản):

• Title (Tên sản phẩm) — bắt buộc, hiển thị trên website.
• Subtitle (Phụ đề) — tùy chọn.
• Description (Mô tả) — mô tả chi tiết sản phẩm, hiển thị trên trang sản phẩm.
• Handle (URL) — tự sinh từ tên sản phẩm; bạn có thể sửa. Ví dụ: frieren-summer-dress-figure. Không nên đổi sau khi sản phẩm đã bán vì sẽ hỏng link cũ.
• Material / Origin — tùy chọn (chất liệu, xuất xứ).

Bước 2 — Organize (Phân loại):

• Categories (Danh mục) — chọn danh mục sản phẩm (vd: "Anime Figures", "Keychains & Charms"). Một sản phẩm có thể thuộc nhiều danh mục.
• Collections (Bộ sưu tập) — chọn bộ sưu tập nếu có (vd: "New Arrivals").
• Tags (Thẻ) — thêm thẻ để nhóm sản phẩm theo chủ đề.

Bước 3 — Attributes (Thuộc tính):

• Kích thước & cân nặng kiện hàng (dùng để tính phí vận chuyển Canada Post). Điền đúng để phí ship chính xác.

Bước 4 — Sales Channels (Kênh bán):

• Chọn kênh bán hàng (mặc định là website). Nếu không chọn, sản phẩm sẽ không hiện trên site.

Bước 5 — Variants (Biến thể):

• Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản (vd: Size S/M/L, màu sắc), tạo Options (vd: "Size") và Variants cho từng lựa chọn (S, M, L).
• Mỗi variant có thể có giá riêng và tồn kho riêng.
• Nếu sản phẩm chỉ có 1 phiên bản, hệ thống tự tạo variant mặc định — chỉ cần sửa giá.

Bước 6 — Prices (Giá):

• Nhập giá bán (đơn vị CAD). Hệ thống tự tính thuế theo tỉnh của khách.
• Có thể đặt giá khác nhau theo từng khu vực (nếu cần).

Bước 7 — Inventory (Tồn kho):

• Bật Manage inventory nếu muốn hệ thống tự trừ kho khi có đơn.
• Nhập số lượng tồn kho ban đầu.
• Bật Allow backorder nếu cho phép bán vượt số lượng tồn kho (khách vẫn đặt được dù hết hàng).

3. Bấm Save (lưu nháp) — sản phẩm chưa hiện trên web. Muốn hiển thị, bấm Publish.

4.3. Xuất bản / Gỡ sản phẩm

• Publish: bấm nút Publish trên trang chi tiết sản phẩm → sản phẩm xuất hiện ngay trên website và được đưa vào tìm kiếm.
• Unpublish (chuyển về Draft): bấm More → Unpublish → sản phẩm ẩn khỏi website nhưng dữ liệu vẫn còn.

4.4. Ảnh sản phẩm

Hai cách thêm ảnh:

Cách 1 — Trong form tạo/sửa sản phẩm:

• Vào mục Media trong form sản phẩm, bấm Upload để tải ảnh lên (ảnh lưu trữ trên Cloudflare R2, tối ưu tốc độ load).

Cách 2 — Widget Product Image Manager (trang chi tiết sản phẩm):

• Mở sản phẩm bất kỳ, kéo xuống widget Product Image Manager ở cột bên phải.
• Upload ảnh mới: kéo-thả ảnh hoặc bấm chọn file. Widget tự tạo bản xem trước mờ (blur placeholder) để website load nhanh.
• Sắp xếp ảnh: thay đổi thứ tự ảnh — ảnh đầu tiên là ảnh đại diện (thumbnail) hiển thị trong danh sách sản phẩm.
• Thêm alt text: mô tả ngắn cho ảnh (quan trọng cho SEO và người khiếm thị).

Quy tắc ảnh:

• Nên dùng ảnh nền trắng/sáng, rõ sản phẩm.
• Tối ưu: 1000×1000px trở lên, định dạng JPG/PNG/WebP.
• Ảnh đầu tiên = ảnh đại diện trên trang chủ và kết quả tìm kiếm.

4.5. Danh mục (Categories)

Menu Products → Categories:

• Tạo danh mục cha (vd: "Anime Figures") và danh mục con (vd: "Nendoroid", "Scale Figures").
• Gán sản phẩm vào danh mục trong form sản phẩm (Bước Organize) hoặc ngay trên trang danh mục.
• Danh mục tạo thành URL trên website: staging.littlestargifts.ca/categories/anime-figures.
• Đổi tên danh mục sẽ đổi URL — hạn chế đổi sau khi đã chạy lâu ngày (ảnh hưởng SEO/link cũ).

4.6. Bộ sưu tập (Collections)

Menu Products → Collections:

• Bộ sưu tập dùng để nhóm sản phẩm theo chiến dịch (vd: "Halloween Sale", "New Arrivals").
• Khác danh mục: bộ sưu tập không tạo URL phân cấp, thường hiển thị ở trang chủ hoặc banner.

4.7. Xóa sản phẩm

1. Mở sản phẩm → More → Delete.
2. Xác nhận xóa. Hành động này không thể hoàn tác.

⚠️ Khuyến nghị: Thay vì xóa, hãy Unpublish (ẩn sản phẩm). Dữ liệu lịch sử đơn hàng vẫn tham chiếu sản phẩm — xóa sản phẩm đã từng bán có thể gây lỗi hiển thị lịch sử đơn hàng cũ.

4.8. Đồng bộ tìm kiếm

• Khi bạn tạo/sửa/xuất bản/gỡ sản phẩm, hệ thống tự động đồng bộ vào bộ máy tìm kiếm Meilisearch trong vài giây.
• Sản phẩm trạng thái Draft sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
• Nếu tìm kiếm trên web bị lệch (vd: sản phẩm mới không tìm thấy), hãy đợi 1–2 phút rồi thử lại. Nếu vẫn lỗi → mục 14 và 17.

5. QUẢN LÝ KHO HÀNG

5.1. Vào trang kho

Menu Inventory → Inventory hiển thị danh sách tất cả mặt hàng (theo SKU) và tồn kho tại từng địa điểm.

5.2. Các khái niệm

5.3. Cập nhật tồn kho (nhập thêm hàng / kiểm kê)

1. Menu Inventory → Inventory, bấm vào mặt hàng cần cập nhật.
2. Trong mục Stock levels, bấm nút chỉnh sửa (icon bút) bên cạnh địa điểm kho.
3. Nhập số lượng mới:
   • Adjust quantity: cộng/trừ theo số nhập (vd: nhập thêm 10 → gõ +10).
   • Set quantity: đặt chính xác số tồn kho hiện có (dùng khi kiểm kê thực tế).
4. Bấm Save.

💡 Quy trình kiểm kê khuyến nghị: cuối mỗi tuần, đối chiếu số tồn kho trên admin với hàng thực tế; dùng Set quantity để chỉnh đúng số thực.

5.4. Cảnh báo tồn kho thấp

• Widget Low Stock ở đầu trang Inventory tự liệt kê các mặt hàng dưới ngưỡng 5.
• Khi thấy hàng sắp hết: nhập hàng mới hoặc cân nhắc:
  • Unpublish sản phẩm để khách không đặt được hàng hết.
  • Hoặc bật Allow backorder (bán trước, giao sau) nếu đã chắc chắn có hàng về.

5.5. Hệ thống giữ chỗ hàng (Reservations)

• Khi khách thêm hàng vào giỏ, hệ thống tự động giữ chỗ (reserve) số lượng đó để tránh bán quá số tồn kho (over-selling).
• Khi khách hoàn tất thanh toán, hàng bị trừ vĩnh viễn khỏi kho và giữ chỗ được giải phóng.
• Khi giỏ hàng bị bỏ quên, giữ chỗ sẽ tự động hết hạn (hệ thống chạy tác vụ định kỳ giải phóng) để số hàng quay lại bán được.
• Bạn có thể xem giữ chỗ hiện tại trong từng mặt hàng (mục Reservations).

5.6. Email "Hết hàng — có hàng lại" (Back-in-stock)

• Nếu sản phẩm hết hàng, trên website hiện nút "Email me when back in stock" — khách để lại email.
• Khi bạn nhập hàng trở lại (cập nhật tồn kho > 0), hệ thống sẽ:
  • Tự động gửi email thông báo cho khách đã đăng ký.
  • Chuyển sản phẩm về trạng thái có hàng trên website.
• Vì vậy: hãy nhập hàng vào kho NGAY KHI hàng về, không đợi đến khi lên kệ.

6. QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

6.1. Xem danh sách đơn hàng

Menu Orders → Orders hiển thị tất cả đơn hàng, kèm:

• Mã đơn (#), khách hàng, tổng tiền, trạng thái thanh toán & giao hàng, ngày đặt.
• Các widget thống kê (doanh thu, email metrics) ở đầu trang.

🔎 Dùng ô tìm kiếm để tìm đơn theo mã đơn, email hoặc tên khách hàng.

6.2. Trạng thái đơn hàng

Mỗi đơn hàng có 2 nhóm trạng thái riêng biệt:

Thanh toán (Payment):

Giao hàng (Fulfillment):

6.3. Chi tiết đơn hàng

Mở một đơn hàng → xem:

• Tổng quan: sản phẩm đã đặt (số lượng, giá), địa chỉ giao, địa chỉ thanh toán.
• Timeline (dòng thời gian): toàn bộ lịch sử đơn — đặt hàng, thanh toán, gửi hàng, tracking — và nơi ghi chú nội bộ.
• Tổng tiền: tách riêng tiền hàng, phí ship, thuế (HST/GST/PST theo tỉnh).

6.4. Xử lý đơn hàng — quy trình chuẩn

Khi có đơn hàng mới, thực hiện theo thứ tự:

1. Kiểm tra thanh toán: đảm bảo trạng thái là Captured (đã thu tiền). Nếu Authorized, bấm Capture payment để thu tiền.

   💡 Với thẻ Moneris: tiền được giữ khi đặt hàng (authorized). Bạn phải bấm Capture để thực sự thu tiền. Nếu không capture trong thời gian quy định (thường 7 ngày), khoản giữ tiền sẽ hết hạn.

2. Tạo Fulfillment (đóng gói): bấm Fulfill → chọn phương thức vận chuyển (Canada Post) → hệ thống tạo nhãn vận đơn (xem mục 7).
3. Giao cho bưu điện: sau khi bưu điện nhận kiện, cập nhật trạng thái Shipped (hệ thống tự điền mã tracking).
4. Hoàn tất: đơn tự chuyển sang trạng thái hoàn thành khi đã giao.

6.5. Các thao tác khác trên đơn hàng

6.6. Ghi chú nội bộ

• Trên trang đơn hàng, dùng hộp ghi chú trong timeline để ghi chú nội bộ (vd: "Khách yêu cầu gói quà, gửi kèm thiệp").
• Ghi chú không hiển thị cho khách hàng.

6.7. Đơn hàng nháp (Draft Orders)

Menu Draft Orders — dùng khi tạo đơn thủ công cho khách đặt qua điện thoại/email/mạng xã hội:

1. Vào Draft Orders → Create draft order.
2. Chọn khách hàng (hoặc nhập thông tin khách mới), thêm sản phẩm & số lượng, chọn phương thức giao, thanh toán.
3. Bấm Send draft order → hệ thống gửi email cho khách để khách thanh toán online, hoặc Mark paid nếu khách đã chuyển khoản/trả tiền mặt.
4. Sau khi đơn được thanh toán, đơn nháp tự chuyển thành Đơn hàng thật trong menu Orders và xử lý như bình thường.

7. VẬN CHUYỂN & FULFILLMENT (CANADA POST)

Hệ thống tích hợp Canada Post để tính phí ship, tạo nhãn vận đơn và theo dõi kiện hàng.

7.1. Phí vận chuyển tự động

• Khi khách thanh toán, phí ship được tính tự động theo thời gian thực dựa trên:
  • Trọng lượng/kích thước sản phẩm (khai báo ở mục Attributes khi tạo sản phẩm).
  • Địa chỉ giao hàng (mã bưu điện).
  • Gói dịch vụ: Expedited Parcel, Xpresspost, Regular Parcel (tuỳ cấu hình hiện tại).
• Vì vậy hãy luôn khai báo đúng cân nặng & kích thước sản phẩm — sai số liệu → phí ship sai → lỗ/lãi sai.

7.2. Tạo nhãn vận đơn (Fulfillment)

1. Mở đơn hàng → bấm Fulfill.
2. Kiểm tra danh sách sản phẩm cần gửi (mặc định chọn tất cả; có thể bỏ bớt nếu gửi nhiều đợt — partial fulfillment).
3. Hệ thống gọi Canada Post tạo nhãn vận đơn cho kiện hàng.
4. Bấm Create fulfillment.
5. In nhãn vận đơn (tải file PDF nhãn) và dán lên kiện hàng.

⚠️ Sau khi tạo nhãn: kiện hàng cần được bàn giao cho Canada Post trong thời gian hiệu lực của nhãn (thường 24–72 giờ). Nhãn quá hạn sẽ bị hủy.

7.3. Đánh dấu đã gửi (Ship)

1. Sau khi bưu điện nhận kiện, mở đơn → mục Fulfillment → bấm Mark as shipped.
2. Hệ thống tự lấy mã tracking từ Canada Post và cập nhật cho khách.
3. Khách sẽ nhận email thông báo có tracking và có thể theo dõi đơn ngay trên website (trang theo dõi đơn hàng).

7.4. Hủy nhãn vận đơn

• Nếu đơn bị hủy/hàng chưa gửi: trong mục Fulfillment bấm Cancel fulfillment → hệ thống yêu cầu Canada Post hủy nhãn (hoàn phí nếu chưa sử dụng).

7.5. Hỗ trợ nhiều kiện (Multi-box)

• Đơn có nhiều sản phẩm lớn có thể tạo nhiều fulfillment riêng — mỗi lần bấm Fulfill là một kiện hàng riêng với nhãn riêng.

8. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

8.1. Danh sách khách hàng

Menu Customers → Customers:

• Tìm khách theo tên/email/điện thoại.
• Xem lịch sử mua hàng, tổng chi tiêu, địa chỉ giao hàng đã lưu.

8.2. Nhóm khách hàng (Customer Groups)

Menu Customers → Customer Groups:

• Tạo nhóm (vd: "VIP", "Wholesale") để:
  • Gửi email khuyến mãi riêng.
  • Áp dụng giá riêng qua Price Lists (xem mục 11).

8.3. Xóa khách hàng (Danger Zone)

Trên trang chi tiết khách hàng có widget Danger Zone (khung đỏ):

• Chỉ xóa được khách chưa từng có đơn hàng.
• Thao tác không thể hoàn tác — chỉ dùng khi khách yêu cầu xóa dữ liệu (quyền riêng tư PIPEDA) hoặc tài khoản spam/trùng.

⚠️ Khách đã có đơn hàng: không xóa được (để bảo toàn lịch sử mua bán và hồ sơ thuế). Nếu khách yêu cầu xóa dữ liệu, hãy liên hệ hỗ trợ kỹ thuật.

8.4. Tạo tài khoản khách thủ công

• Trang Customers → Create: tạo tài khoản hộ khách (vd: khách mua qua điện thoại) — hệ thống gửi email mời khách đặt mật khẩu.

9. KIỂM DUYỆT ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM

Khách hàng có thể để lại đánh giá (reviews) kèm số sao trên trang sản phẩm. Đánh giá mới không tự hiển thị — phải được quản trị viên duyệt trước khi công khai.

9.1. Xem đánh giá chờ duyệt

• Trang Products → Products, cuối trang có widget Review Moderation — liệt kê các đánh giá đang chờ duyệt (pending), tối đa 50 đánh giá mới nhất.
• Mỗi đánh giá hiển thị: số sao, tiêu đề, nội dung, tên & email khách, sản phẩm, ngày gửi.

9.2. Duyệt / Từ chối

• Approve ✅ → đánh giá hiển thị công khai trên trang sản phẩm (kèm schema JSON-LD giúp SEO).
• Reject ❌ → đánh giá bị ẩn vĩnh viễn (không hiện cho khách).

9.3. Quy tắc duyệt

• Duyệt: đánh giá thật, có nội dung hữu ích, không vi phạm.
• Từ chối: spam, quảng cáo link ngoài, ngôn từ thô tục, thông tin sai lệch, đánh giá kèm thông tin cá nhân nhạy cảm.
• Nên duyệt trong vòng 24–48 giờ để giữ độ tin cậy.

10. GIẢM GIÁ & KHUYẾN MÃI

10.1. Tạo mã giảm giá (Discounts)

Menu Discounts → Create:

1. Tên mã: tên nội bộ (vd: "Black Friday 20%").
2. Mã code: chuỗi khách nhập khi thanh toán (vd: BF20). Nên viết hoa, không dấu, dễ nhớ.
3. Loại giảm giá:
   • Percentage — giảm theo % (vd: giảm 20%).
   • Fixed amount — giảm số tiền cố định (vd: giảm 10$).
   • Free shipping — miễn phí vận chuyển.
4. Điều kiện áp dụng:
   • Áp cho tổng đơn hoặc từng sản phẩm.
   • Giới hạn: tối thiểu giá trị đơn, áp cho nhóm khách hàng nhất định, hoặc danh sách sản phẩm cụ thể.
5. Giới hạn sử dụng: số lần dùng tối đa (vd: 100 mã), hoặc 1 lần/khách.
6. Thời gian: ngày bắt đầu / kết thúc (tùy chọn). Bỏ trống = có hiệu lực ngay.
7. Bấm Save.

10.2. Quản lý mã giảm giá

• Menu Discounts: xem tất cả mã, trạng thái hoạt động/hết hạn, số lần đã dùng.
• Tắt mã ngay: mở mã → bấm Deactivate (khách không dùng được nữa nhưng mã vẫn lưu để thống kê).

10.3. Promotions

Menu Promotions — dùng cho các chương trình khuyến mãi nâng cao hơn (đồng giá, mua X tặng Y...). Cách tạo tương tự Discounts; nếu bạn chỉ cần mã giảm giá đơn giản, dùng Discounts.

⚠️ Lưu ý: kiểm tra kỹ giới hạn sử dụng và ngày hết hạn khi tạo mã — mã không giới hạn có thể bị lạm dụng.

11. BẢNG GIÁ (PRICE LISTS)

Menu Price Lists — dùng để đặt giá riêng cho từng đối tượng:

11.1. Khi nào dùng

11.2. Cách tạo

💡 Khi khách thuộc nhóm được hưởng giá đăng nhập, website tự hiển thị giá ưu đãi.

12. KHU VỰC, THUẾ & CÀI ĐẶT CỬA HÀNG

12.1. Khu vực bán hàng (Regions)

Menu Regions:

• Hiện tại hệ thống bán hàng cho toàn bộ Canada (13 tỉnh/bang) trong 1 khu vực chính.
• Mỗi khu vực gồm: quốc gia, các tỉnh/bang, đơn vị tiền tệ (CAD), phương thức thanh toán (Moneris + PayPal) và phương thức vận chuyển (Canada Post).
• Thêm khu vực mới (vd: bán sang Mỹ): Regions → Create — cần thiết lập thêm thuế, phí ship và kiểm tra hỗ trợ thanh toán. Nên tham khảo hỗ trợ kỹ thuật trước khi thêm khu vực mới.

12.2. Thuế (Tax)

Hệ thống đã cấu hình sẵn thuế cho 13 tỉnh bang Canada — tự động tính đúng theo địa chỉ giao hàng:

• HST (13–15%): Ontario, Nova Scotia, New Brunswick, Newfoundland & Labrador, Prince Edward Island.
• GST + PST (riêng biệt): British Columbia, Manitoba, Saskatchewan, Quebec.
• GST 5%: Alberta, Yukon, Northwest Territories, Nunavut.

Bạn không cần (và không nên) sửa thuế trừ khi có thay đổi luật thuế — hãy liên hệ hỗ trợ kỹ thuật.

12.3. Cài đặt cửa hàng (Settings → Store)

Settings → Store:

• Tên cửa hàng, mô tả, logo.
• Địa chỉ cửa hàng (dùng làm địa chỉ gửi hàng mặc định cho Canada Post).
• Đừng đổi Store ID nếu không chắc chắn — ảnh hưởng toàn hệ thống.

12.4. Tiền tệ (Settings → Currencies)

• Đơn vị tiền tệ chính: CAD.
• Có thể bật thêm tiền tệ khác nếu mở bán quốc tế (cần cấu hình tỷ giá).

12.5. Phương thức thanh toán

• Moneris — thẻ tín dụng (Visa, Mastercard, Amex). Thanh toán bảo mật qua iframe của Moneris — hệ thống không bao giờ lưu thông tin thẻ (chuẩn PCI-DSS).
• PayPal — khách chuyển qua tài khoản PayPal.
• Cấu hình đã được thiết lập sẵn — quản trị viên không cần sửa trừ khi đổi tài khoản ngân hàng/đối tác (liên hệ kỹ thuật).

12.6. Phương thức vận chuyển (Settings → Regions → Shipping)

• Các phương thức vận chuyển (Expedited Parcel, Xpresspost...) do Canada Post tính phí thời gian thực.
• Có thể thêm tùy chọn "Pickup tại cửa hàng" hoặc phí ship cố định nếu cần (Settings → Region → edit → Shipping options).

13. EMAIL & THÔNG BÁO TỰ ĐỘNG

Hệ thống gửi email tự động qua Brevo (nền tảng email chuyên nghiệp, theo dõi mở/bấm). Các email quan trọng:

13.1. Theo dõi email (trang Orders)

• Widget Email Tracking Metrics ở đầu trang Orders cho biết: tỷ lệ mở email, bấm link, email bị trả lại (bounce) trong 30 ngày.
• Nếu thấy bounce rate cao (nhiều email bị trả lại) → kiểm tra địa chỉ email khách nhập sai, hoặc tên miền gửi gặp vấn đề (liên hệ kỹ thuật).

13.2. Lưu ý về email giao dịch

• Email xác nhận đơn gửi tức thì sau khi thanh toán. Nếu khách phàn nàn không nhận, kiểm tra: trạng thái thanh toán đơn (đã captured chưa), thư mục spam, hoặc widget email tracking.

14. TÌM KIẾM SẢN PHẨM (MEILISEARCH)

• Website dùng Meilisearch cho tìm kiếm nhanh, gợi ý tự động (autocomplete) và lọc sản phẩm theo danh mục.
• Dữ liệu tìm kiếm tự động đồng bộ khi bạn thêm/sửa/xuất bản sản phẩm (chỉ sản phẩm Published mới vào chỉ mục).
• Không cần thao tác thủ công. Nếu phát hiện tìm kiếm thiếu sản phẩm:
  1. Kiểm tra sản phẩm đã Published chưa.
  2. Đợi 1–2 phút cho đồng bộ.
  3. Nếu vẫn thiếu → liên hệ hỗ trợ kỹ thuật (có thể cần chạy lại chỉ mục).

15. NGƯỜI DÙNG & PHÂN QUYỀN

15.1. Thêm quản trị viên mới

Settings → Users → Invite user:

1. Bấm Invite users, nhập email của người mới.
2. Hệ thống gửi email mời — người đó bấm link, đặt mật khẩu và đăng nhập.
3. Mời có giá trị trong 24 giờ — nếu hết hạn, xóa lời mời cũ và gửi lại.

15.2. Quản lý thành viên

• Settings → Users: xem danh sách, kích hoạt/vô hiệu hóa tài khoản.
• Settings → Teams: tạo nhóm thành viên để dễ quản lý (tùy chọn).

15.3. API Keys (chỉ dành cho kỹ thuật)

• Settings → API Key Management — khóa API cho hệ thống tích hợp. Không chia sẻ Secret Key ra ngoài. Quản trị viên thông thường không cần đụng tới.

⚠️ Nguyên tắc bảo mật:

• Chỉ mời những người thực sự cần quyền quản trị.
• Đổi mật khẩu định kỳ.
• Không chia sẻ mật khẩu qua email/chat.
• Luôn đăng xuất khi dùng máy dùng chung.

16. QUY TRÌNH VẬN HÀNH HẰNG NGÀY (CHECKLIST)

🌅 Buổi sáng (5–10 phút)

📦 Khi có đơn hàng mới

🗓️ Hằng tuần

📅 Hằng tháng

17. XỬ LÝ SỰ CỐ THƯỜNG GẶP

Quy tắc vàng

18. LIÊN HỆ HỖ TRỢ KỸ THUẬT

Khi cần hỗ trợ kỹ thuật (lỗi hệ thống, cấu hình, mở khu vực bán hàng mới, thay đổi thuế, tích hợp...):

• Kho mã nguồn: https://github.com/gary-quinn/littlestargifts.ca
• Báo lỗi (bug report): tạo Issue trên GitHub repo với: mô tả lỗi, đường dẫn trang gặp lỗi, ảnh chụp màn hình, thời điểm xảy ra.
• Yêu cầu tính năng mới: cũng tạo Issue với nhãn "feature request".

Trước khi báo lỗi, hãy thử: refresh trang, đăng xuất/đăng nhập lại, kiểm tra trên trình duyệt khác.

19. PHỤ LỤC: TÓM TẮT NHANH (QUICK REFERENCE)

URL quan trọng

Quy trình đơn hàng chuẩn (4 bước)

Các widget tùy chỉnh — ở đâu?

Trạng thái thanh toán cần nhớ

Kiểm tra email hằng ngày (trang Orders)

Tài liệu được soạn dựa trên hệ thống Little Star Gifts (Medusa 2.17) — bản staging. Mọi thao tác thực tế nên được thử nghiệm trên môi trường staging trước khi áp dụng quy trình chính thức.

Little Star Gifts — Admin Training Guide · Tiếng Việt version · Updated 2026-08-03 · Protected by Cloudflare Access